armazenamento de arquivos físicos: A Importância da Gestão Adequada
O armazenamento de arquivos físicos consiste na guarda segura de documentos em papel, muitas vezes exigidos por lei por períodos específicos. Essa atividade é essencial para empresas que ainda lidam com processos físicos, como escritórios jurídicos, hospitais e órgãos públicos.
O serviço garante proteção contra fatores ambientais e acesso controlado aos documentos armazenados.
Controle de Temperatura e Umidade
Um dos principais cuidados no armazenamento de arquivos físicos é o controle de temperatura e umidade. Ambos os fatores podem causar danos irreparáveis aos documentos, como amarelamento do papel, mofo e deterioração da tinta.
Por isso, é fundamental manter um ambiente adequado, com temperatura e umidade controladas, para preservar a integridade dos arquivos.
Proteção Contra Pragas e Fungos
Outro ponto importante a se considerar é a proteção contra pragas e fungos. Insetos, roedores e microorganismos podem se proliferar em ambientes úmidos e escuros, danificando os documentos armazenados.
Para evitar esse problema, é essencial adotar medidas preventivas, como a dedetização periódica e a manutenção da limpeza do local de armazenamento.
Monitoramento de Segurança 24h
Além disso, o monitoramento de segurança 24h é essencial para garantir a integridade dos arquivos físicos. Câmeras de vigilância, alarmes e controle de acesso são medidas que ajudam a proteger os documentos contra furtos e invasões.
Dessa forma, é possível assegurar que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos arquivos, garantindo a confidencialidade das informações.
Organização por Setor ou Finalidade
Por fim, a organização por setor ou finalidade é fundamental para facilitar o acesso e a localização dos arquivos físicos. Ao categorizar os documentos de acordo com sua origem, data ou assunto, é possível otimizar o tempo de busca e garantir a eficiência no gerenciamento dos arquivos.
Uma boa organização também contribui para a preservação dos documentos, evitando danos causados por manuseio inadequado.
A ImageDocs atua desde 2020 no segmento de gestão de arquivos e processos, oferecendo serviços arquivísticos que atendem às necessidades de empresas de diversos portes, desde pequenas até grandes organizações.
Contando com uma equipe de profissionais experientes, cujos analistas acumulam mais de 20 anos de experiência no ramo, a empresa busca proporcionar soluções que resultam em mudanças duradouras e crescimento mensurável para seus clientes.
Uma empresa de digitalização de documentos é uma organização especializada em transformar documentos físicos em arquivos digitais, oferecendo soluções completas para otimizar o gerenciamento documental das empresas.
Otimize a Gestão dos seus Arquivos Físicos com a ImageDocs
Em um cenário cada vez mais digital, o armazenamento de arquivos físicos ainda é uma necessidade para muitas empresas. Por isso, é fundamental adotar cuidados específicos para garantir a segurança e a integridade dos documentos.
O controle de temperatura e umidade, a proteção contra pragas e fungos, o monitoramento de segurança 24h e a organização por setor ou finalidade são medidas essenciais para preservar os arquivos físicos.
Nesse contexto, contar com uma empresa especializada em gestão de arquivos, como a ImageDocs, pode fazer toda a diferença.
Com uma equipe experiente e soluções personalizadas, a ImageDocs oferece serviços de alta qualidade para otimizar o armazenamento e a organização dos documentos da sua empresa. Não deixe a gestão dos seus arquivos físicos ao acaso. Conte com a expertise da ImageDocs e garanta a segurança e a eficiência na guarda dos seus documentos.
